Brukermanual

Alle brukere

Kom i gang

1. Ta imot invitasjonen

   Åpne invitasjonslenken som sendes til din e-postadresse. Velg et personlig passord. Har du allerede konto, bruker du samme konto. Be administrator kontrollere e-post og medlemskap dersom du mangler tilgang.

2. Velg rederi og fartøy

   Bruk rederivelgeren og fartøyvelgeren øverst. Kontroller valget før du registrerer noe. Du ser bare fartøy du er tildelt; delte dokumenter kan også være tilgjengelige.

3. Fyll ut navnet ditt

   Åpne «Min konto / logg ut», skriv fullt navn under «Min profil» og velg «Lagre navn». Navnet brukes ved nye registreringer. Historiske registreringer beholder navnet de ble signert med.

4. Velg arbeidsvisning

   «Drift om bord» samler daglige oppgaver. «Kontor» gir oversikt og administrasjon ut fra tilgangene dine. Å bytte visning endrer ikke rettighetene dine.

Alle med påkrevd lesing

Les og bekreft dokumenter

1. Åpne din leseliste

   Gå til «Daglig drift → Ikke lest og forstått». Rødt antall viser dokumenter som krever din lesebekreftelse på valgt fartøy. Listen bygger på kontoens kobling til aktiv mannskapsprofil og profilens stillinger.

2. Les og bekreft

   Velg «Vis og les», les innhold og relevante vedlegg, og trykk «Bekreft lest & forstått» når du har forstått dokumentet. Å åpne dokumentet alene bekrefter ingenting. Bekreft med din egen innlogging.

3. Fortsett med neste

   Velg «Tilbake til leselisten», eller lukk dokumentet med krysset. Når du åpnet fra leselisten, kommer du tilbake dit. En ny dokumentversjon kan kreve ny bekreftelse.

4. Mangler profilen?

   Hvis oversikten opplyser at en aktiv profil ikke er koblet til kontoen, ber du administrator kontrollere kobling, stillinger og fartøy. En tom liste erstatter ikke denne kontrollen.

Fra lærling; malredigering fra offiser

Fyll ut og skriv ut sjekklister

1. Velg sjekkliste

   Gå til «Daglig drift → Sjekklister og kontroller». Søk etter navn eller velg mappe. Favoritter er personlige; mapper organiseres for fartøyet.

2. Fyll ut

   Velg «Fyll ut», svar på punktene og fyll ut påkrevde felt. Hvis sjekklisten krever tegnet signatur, tegner du din egen signatur. Kontroller innholdet før innlevering.

3. Finn tidligere innleveringer

   Bruk «Historikk» eller «Detaljer og innleveringer». Tilgang til andres innleveringer avhenger av nivået ditt. En opplastet papirsjekkliste er et vedlegg; den blir ikke automatisk en digital sjekkliste.

4. Skriv ut

   Åpne sjekklisten, innleveringen eller det opplastede dokumentet og bruk tilgjengelig utskriftsvalg. For PDF kan du bruke utskrift fra PDF-visningen. Papirimport bevarer originalfilen; kontroller at skanningen er leselig.

Fra lærling; opprette jobber fra mannskap

Registrer utført vedlikehold

1. Finn jobben

   Gå til «Vedlikehold og Fartøy → Vedlikehold», finn riktig jobb og åpne «Se detaljer og historikk» for beskrivelse og tidligere utførelse.

2. Signer utført arbeid

   Velg «Signer jobb». Kontroller utført dato, utførende person, resultat, eventuelle driftstimer og neste forfall. Velg en registrert person under «Utført av». Innlogget registrator loggføres separat.

3. Merknader og vedlegg

   Ved resultat med merknad fyller du ut merknad/videre tiltak. Legg ved nødvendig dokumentasjon. Kontroller lagringsbekreftelsen før du lukker eller forsøker på nytt.

4. Se historikken

   Åpne jobbens detaljer og historikk for utførelser og registrerte merknader. En merknad er ikke i seg selv en garanti for at en separat avvikssak er opprettet; registrer avvik når det er nødvendig.

Egen registrering fra lærling

Før og signer hviletid

1. Før timer

   Åpne «Daglig drift → Hviletid». Kontroller person og periode og før faktiske arbeidstimer/hviletid. Følg fartøyets rutine for løpende føring.

2. Send egen rapport

   Kontroller at perioden er ferdig og opplysningene riktige før innsending til signering. Mannskap skal sende egen rapport, ikke andres. Manglende kobling eller valideringsfeil må avklares før innsending.

3. Personlig signering

   Sjømannen og valgt skipsfører signerer med hver sin innlogging. Tilgang som administrator erstatter ikke en annen persons signatur. Skipsfører behandler og lukker rapporter innenfor sin tillatelse.

Fra lærling; lukking fra bedriftskontor

Registrer hendelser og avvik

1. Opprett avvik

   Åpne «Sikkerhet og risiko → Hendelser og avvik» og velg «Registrer avvik». Beskriv hva som skjedde, dato, type, alvorlighet og relevante tiltak. Kontroller ansvarlig person.

2. Finn og følg opp

   Bruk søk, status, type og tidsrom for å finne saken. «Utkast» er en egen status. Oppdater tiltak og dokumentasjon etter faktisk oppfølging.

3. Lukk saken

   Bedriftskontor og bedriftsleder kan behandle og lukke avvik. Kontroller at tiltak er gjennomført og dokumentert før lukking.

Offiser og høyere

Registrer øvelser

1. Åpne øvelsen

   Åpne «Sikkerhet og risiko → Øvelser». Les øvelsesplanen og velg «Registrer øvelse» når den er gjennomført.

2. Dokumenter gjennomføringen

   Kontroller dato og deltakere, velg relevant scenario, skriv evaluering og legg ved dokumentasjon ved behov. Registrering som utført er for offiserer og høyere.

3. Tilpass til fartøyet

   Startpakker er eksempler. Rederiet må kontrollere øvelsesplan, intervaller og krav for fartøyet og driften. Demo og eksempelinnhold er ikke en godkjenning av fartøyets opplegg.

Offiser og høyere

Opprett dokumenter og risikovurderinger

1. Opprett eller endre

   Åpne riktig område: manualer, prosedyrer, risikovurderinger eller beredskapsplaner. Legg inn tittel og beskrivelse. I risikovurderinger legger du deretter til farer, vurdering og tiltak.

2. Velg påkrevd lesing

   Velg hvilke stillinger som skal lese dokumentet. Lesestatus bygger på aktive mannskapsprofiler med disse stillingene. Kontroller profilenes kobling til brukerkonto.

3. Versjon og godkjenning

   Endringer i godkjent innhold skal håndteres som ny versjon. Velg SMS-godkjenner og send til godkjenning. Utkast, ventende og godkjent status vises separat. Publisert tekst alene er ikke bevis på registrert SMS-godkjenning.

Utpekte SMS-godkjennere

Behandle SMS-godkjenning

1. Finn oversikten

   Knappen «SMS-godkjenning» vises når du er utpekt som SMS-godkjenner på valgt fartøy. Rødt antall gjelder dokumenter uten dokumentert godkjenning av gjeldende versjon, også utkast.

2. Kontroller dokumentet

   Filtrer på «Venter på godkjenning», åpne dokumentet og kontroller innholdet og versjonen. Bruk dokumentets godkjenningsvalg for å godkjenne eller returnere til utkast med begrunnelse.

3. Knappen mangler?

   Tilgangsnivå alene gir ikke SMS-godkjenning. Bedriftskontor/bedriftsleder må tildele godkjenningsfartøy under «Min konto → SMS-godkjennere». Første superbruker i et nytt rederi får dette på fartøyet som opprettes samtidig. Senere fartøy krever manuell tildeling.

Egen profil; administrasjon etter nivå

Mannskapsprofiler og sertifikater

1. Koble konto og profil

   Åpne «Daglig drift → Mannskap». Kontroller navn, brukerkonto, fartøy og stillinger. Tilgangsnivå er hva du kan gjøre; stillingene styrer blant annet påkrevd lesing.

2. Personlige sertifikater

   Registrer egne mannskapssertifikater med riktig type, dato og dokumentasjon. Offiserer og høyere kan registrere for andre innenfor tillatelsene sine.

3. Sett inaktiv ved behov

   Når en person ikke lenger skal inngå i aktiv oppfølging, settes mannskapsprofilen inaktiv av den som har administrasjonstilgang. Aktiv lesestatus og personlige sertifikatvarsler utelates. Historikk beholdes; inaktiv profil er ikke det samme som sperret konto.

Bedriftskontor og bedriftsleder

Inviter, tildel og del

1. Inviter en bruker

   Åpne «Min konto / logg ut → Brukere og tilganger». Bruk «Legg til bruker», kontroller e-post og velg bare nødvendige fartøy og tilgangsnivåer. Kontroller mannskapsprofilen etter at kontoen er koblet.

2. Tildel SMS-godkjenning

   Under «SMS-godkjennere» velger du hvilke konkrete fartøy brukeren kan godkjenne på og lagrer. Brukeren trenger også tilstrekkelig redigeringstilgang. Du kan fjerne godkjenning uten å fjerne medlemskapet.

3. Del mellom fartøy

   Nivå 6–7 kan velge deling av dokumenter og sjekklistemaler til andre fartøy i samme rederi. Deling er valgfri. Kontroller mottakerfartøyene og at innholdet er egnet for alle valgte fartøy.

4. Avslutt tilgang

   Bruk «Sperr tilgang» når brukerkontoen ikke lenger skal ha tilgang til rederiet. Kontroller også SMS-godkjenning og aktive mannskapsprofiler. Behold historiske registreringer.

Alle brukere

Hvis lagring ikke er bekreftet

1. Les statusen

   «Alle endringer er lagret» er en bekreftelse. «Kontrollerer lagring», ventende endringer eller avvist lagring betyr at du må kontrollere før du anser arbeidet som lagret.

2. Behold arbeidet

   Behold fanen åpen og ikke slett nettleserdata eller registrer samme signering på nytt. Åpne «Lagringsstatus» og les den konkrete feilmeldingen. Last ned arbeidskopi som sikkerhet før du velger en annen versjon.

3. Be om hjelp

   Gi administrator feilmeldingen, tidspunkt, rederi, fartøy og hvilken handling du forsøkte. Send aldri passord eller engangskoder. Ved lagringsforskjeller skal du ikke gjette hvilken versjon som skal beholdes.

Tilgangsnivåene

Hvert nivå inkluderer nivåene under, innenfor tildelte fartøy. SMS-godkjenning, stilling og plattformadministrasjon er separate tillatelser.

1. Besøkende: Lese, kommentere og administrere egne opplysninger og sertifikater.
2. Lærling: Fylle ut sjekklister, egen hviletid, avvik og utført vedlikehold; oppdatere driftstimer og lagerbeholdning.
3. Mannskap: Opprette vedlikeholdsjobber og lagerposter, håndtere leverandører og se innleveringer på egne enheter.
4. Offiserer: Redigere faginnhold, utstyr og maler; signere øvelser, administrere turlister og se lesestatus.
5. Master / skipsfører: Behandle hviletid som valgt skipsfører og administrere fartøyets status og innstillinger.
6. Bedriftskontor: Administrere medlemskap, lukke avvik, styre deling og slette oppføringer innenfor tillatelsene.
7. Bedriftsleder / superbruker: Alle underliggende rettigheter. Ingen automatisk tilgang til andre rederier.